CRM'e geçmeden önce satış sürecinizi yazıya dökün

CRM projeleri çoğu zaman aynı şekilde başarısız olur: sistem kurulur, birkaç hafta kullanılır, sonra satış ekibi eski Excel dosyasına ve telefon notlarına geri döner. Sorun genellikle yazılımda değil, sürecin hiç tanımlanmamış olmasındadır.

Fırsat hangi aşamalardan geçiyor?

Bir müşteri adayının ilk temastan satışa kadar geçtiği aşamaları yazın. Örneğin: ilk görüşme, ihtiyaç analizi, teklif gönderildi, pazarlık, kazanıldı ya da kaybedildi. Her aşamanın ne zaman bittiği net olmalı. “Teklif gönderildi” aşaması teklif e-postası çıktığında mı, müşteri teklifi açtığında mı biter?

Teklif nasıl hazırlanıyor ve onaylanıyor?

Teklifler kimin şablonuyla hazırlanıyor, indirim yetkisi kimde, müşteri onayı nasıl alınıyor? Teklifin PDF olarak gönderilip telefonla onaylandığı bir süreçte hangi fiyatın kabul edildiği sonradan tartışma konusu olur. Teklifin bağlantıyla paylaşılması ve müşterinin çevrim içi onay vermesi bu belirsizliği kaldırır.

Kayıp nedenleri

Kazanılan satışlar sayılır, kaybedilenler unutulur. Oysa en değerli bilgi kayıplardadır: fiyat mı yüksekti, teslim süresi mi uzundu, rakip mi tercih edildi? Kaybedilen her fırsata kısa bir neden seçtirmek birkaç ay içinde satış stratejisini değiştirecek bir tablo çıkarır.

Kim neyi girecek?

• Müşteri kartını kim açar, mükerrer kaydı kim kontrol eder?
• Görüşme notu hangi ayrıntıda girilir?
• Hatırlatmalar kime ve ne zaman düşer?