Filo yönetiminde gözden kaçan masraflar
Bir aracın size gerçek maliyeti yakıt faturasından ibaret değildir. Kaçırılan muayene, yenilenmeyen sigorta ve dağınık bakım kayıtları sessizce bütçeyi büyütür.
Araç sayısı beşi geçtiğinde filo bilgisi genellikle bir Excel dosyasına, birkaç klasöre ve birilerinin hafızasına dağılır. Hangi aracın muayenesi ne zaman, kaskonun bitişi hangi gün, son bakımda neler değişti? Bu soruların cevabı arandığında bulunur; çoğu zaman da iş işten geçtikten sonra aranır.
Kaçırılan tarihler para cezasıdır
Muayenesi geçmiş araçla trafiğe çıkmak cezaya, zorunlu trafik sigortası bitmiş bir araçla yapılan kaza ise çok daha büyük bir maliyete yol açar. Kasko yenilemesi son güne kaldığında pazarlık payı da kalmaz. Bu tarihlerin hepsi önceden bellidir; sorun yalnızca takip edilmemeleridir.
- Muayene: Her araç için bir sonraki muayene tarihi ve bir ay önceden hatırlatma.
- Trafik sigortası ve kasko: Poliçe bitiş tarihleri ve yenileme için yeterli süre.
- Ruhsat ve diğer belgeler: Taranmış kopyaları araç kartında, gerektiğinde tek tıkla erişilebilir.
Bakım geçmişi olmayan araç pahalıya gelir
Hangi parçanın ne zaman değiştiği kayıtlı değilse aynı iş iki kez yapılır ya da hiç yapılmaz. Periyodik bakımı kilometreye veya süreye bağlı bir plana oturtmak, arızayı yolda değil serviste yakalamayı sağlar. Araç satılırken düzenli bakım kaydı ikinci el değerini de korur.
Masrafı araca yazın
Yakıt, lastik, bakım, onarım, köprü-otoyol ve ceza giderleri genel gider kalemi olarak kaydedildiğinde hangi aracın pahalıya mal olduğu görünmez. Her masraf ilgili araca bağlandığında araç başı yıllık maliyet ortaya çıkar ve “bu aracı yenilemek mi, tamir ettirmek mi” sorusu veriyle cevaplanır.
Araç kimde?
Hangi aracın hangi tarihte hangi çalışana teslim edildiği kayıtlı olmalıdır. Bir ceza veya hasar geldiğinde sorumluyu bulmak için geriye dönük araştırma yapmak yerine teslim kaydına bakmak yeterli olur.
